La primera visita: la clave para impresionar a nuestro futuro paciente

Desde el momento en que nuestro futuro paciente solicita la primera visita, comienza una oportunidad invaluable para causar una impresión duradera. Es esencial establecer protocolos de actuación en nuestra clínica dental que, lejos de convertirnos en autómatas, unifiquen criterios y enfoquen nuestro compromiso con la excelencia en el trato al paciente.

La primera impresión es la que cuenta.

La importancia de nuestras instalaciones.

Es fundamental que nuestras instalaciones estén preparadas para brindar un servicio placentero al paciente. Esto implica mantener la limpieza y el orden, transmitir serenidad y confianza. El paciente debe sentirse cómodo en nuestra clínica, e idealmente, olvidarse de que se encuentra en un entorno dental. Queremos que se sienta en un ambiente acogedor y confiable.

Protocolo de recepción.

La primera visita es una oportunidad para crear una excelente impresión, y la recepción es el primer contacto con el paciente. Debemos establecer un protocolo que transmita confianza y cercanía. Acompañar cada interacción con una gran sonrisa y una disposición innata hacia la excelencia en el trato al paciente. Este último es el centro y motor de nuestra clínica, ya que su apoyo es vital para todo el personal. Por lo tanto, debemos brindarle la máxima dedicación posible.

Registro de datos y pruebas preliminares.

Antes de que el paciente sea atendido por el dentista para su revisión y diagnóstico, un miembro del personal clínico, preferiblemente el responsable de atención al paciente, lo recogerá en la sala de espera y le explicará el procedimiento de la primera visita. Se detallarán los pasos a seguir, los datos necesarios y las pruebas preliminares requeridas (radiografías panorámicas, información personal y médica, modelos, etc.). También se le informará sobre la duración aproximada de la visita.

Es importante destacar que esta explicación y recopilación de datos no deben llevarse a cabo en la recepción. Es preferible acompañar al paciente a una sala tranquila y proporcionar allí todas las explicaciones necesarias. La privacidad del paciente y la información que nos brinda requieren este enfoque.

Una vez que hayamos recopilado toda la información necesaria y se hayan realizado las pruebas preliminares, acompañaremos al paciente de vuelta a la sala de espera.

En la sala de consulta.

Es crucial que la persona encargada de recopilar los datos del paciente y explicarle el procedimiento de la primera visita tenga una reunión previa con el dentista. Durante esta reunión, se le presentará el historial médico del paciente y se le proporcionará información relevante sobre la visita. Además, esta persona estará presente durante la primera visita y se encargará de tomar nota del diagnóstico del dentista y los posibles tratamientos.

Después de explicar el procedimiento al paciente y recopilar los datos necesarios, esta persona buscará al paciente en la sala de espera, mientras el dentista lo espera en la sala de consulta. Así dará comienzo el protocolo de la primera visita en el consultorio.

El saludo.

Es esencial presentarse al paciente con nuestro nombre y saludarlo cordialmente. Además, es importante dirigirse a él por su nombre. Debemos mostrar cercanía y hacer que el paciente se sienta como en casa. Nuestro objetivo es que el paciente se sienta cómodo, por lo que debemos ser cordiales y amables. No permitamos que otros aspectos del día a día afecten nuestro estado de ánimo, ya que el paciente lo percibirá.

Proporcionar información.

Invitemos al paciente a tomar asiento en el sillón y hagámosle un breve resumen de su historial médico. Resolvamos cualquier duda relacionada con su historial. Si el paciente ya ha mencionado el motivo de su visita al personal de la clínica y nosotros ya lo conocemos, confirmémoslo con él.1

Por ejemplo: «Antonio, mi compañera me comentó que estás preocupado porque algunas piezas se están moviendo y crees que las perderás, ¿es correcto?» Aquí es donde Antonio nos explicará qué le preocupa acerca de su salud dental. Preguntemos sin miedo y profundicemos en todo lo que consideremos importante. Nuestro objetivo es brindar el mejor servicio posible al paciente y superar sus expectativas, por lo que la información es vital.

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PROTOCOLOS PRIMERA VISITA

Fases de la primera visita.

Una vez que entendamos claramente el motivo de la visita del paciente, es el momento de explicarle cuál será el siguiente paso.

¿Necesitas ayuda?
PROTOCOLO PRIMERA VISITA

1. La exploración.

Por ejemplo: "Luisa, en esta primera visita realizaré una revisión completa de tu boca. Comenzaremos por la movilidad de tus piezas, que es mi principal preocupación (también lo es para ti). Sin embargo, es importante realizar una revisión completa de tu boca para evitar sorpresas en el futuro. Realizaré la exploración y, una vez finalizada, te explicaré el diagnóstico y los posibles tratamientos. Si tienes alguna pregunta, podemos discutirla, ¿estás de acuerdo, Luisa?"
Recomendamos el uso de una cámara intraoral durante las exploraciones. Expliquemos al paciente cómo la utilizaremos. De igual manera, si vamos a realizar alguna radiografía periapical, expliquemos al paciente en qué consiste antes de introducir cualquier instrumento en su boca. El paciente debe estar informado en todo momento sobre lo que vamos a hacer. Queremos que se sienta tranquilo y confíe plenamente en nosotros.

protocolo primera visita

2. Diagnóstico y tratamiento.

Una vez que hayamos establecido el diagnóstico y finalizado la exploración, incluyamos al paciente en la conversación. Retiremos los guantes, mascarilla, gafas y gorro, si los llevamos puestos.
Procedamos a explicar el diagnóstico utilizando un lenguaje comprensible para el paciente. Olvidémonos de los tecnicismos. Nuestro objetivo es que el paciente entienda perfectamente el diagnóstico y los posibles tratamientos, así que hablemos su mismo idioma.

Utilicemos las fotos tomadas con la cámara intraoral, modelos en 3D, radiografías panorámicas y todas las herramientas que nos ayuden en la explicación.

protocolo primeras visitas

Si existen múltiples opciones de tratamiento, brindémosle al paciente todas las alternativas. Expliquemos las ventajas y desventajas de cada una y recomendemos la que consideremos más adecuada.

Es importante que el paciente comprenda:
• Cómo llegó a la situación en la que se encuentra.
• Cómo se puede solucionar (opciones de tratamiento).
• Las consecuencias si no se realiza el tratamiento. Este punto es especialmente relevante.
• La urgencia del tratamiento, en caso de ser necesario.

Antes de finalizar, preguntemos al paciente si tiene alguna duda.
Si no somos nosotros quienes presentaremos el presupuesto o los presupuestos, informemos al paciente sobre la persona de nuestro equipo que lo hará. (Normalmente, será la misma persona que explicó el procedimiento al inicio de la primera visita y que estuvo presente durante todo el proceso).

protocolo primeras visitas

3. Despedida.

Nos despediremos del paciente y le programaremos una cita para comenzar el tratamiento. Agradeceremos su visita.
El siguiente paso será presentarle el presupuesto y planificar el tratamiento, es decir, cerrar la primera visita y obtener la aceptación del tratamiento. Sin embargo, este punto merece un artículo exclusivo, así que lo dejaremos para la próxima vez.
Recuerda que el paciente es el centro de nuestra clínica. Centremos todos nuestros esfuerzos en hacer que se sienta cómodo, casi como en su propio hogar.